Assistant de voyage (AfCDC)

Valeurs de l’UA

• Respect de la diversité et du travail d’équipe • Penser l’Afrique avant tout   
• Transparence et responsabilité • Intégrité et impartialité  
• Efficacité et professionnalisme • Partage d’informations et de connaissances

Téléchargez le modèle de CV ici

Veuillez télécharger le modèle de CV de l’Union africaine  ici . Veuillez le remplir correctement et le télécharger dans l’onglet « CV » de votre profil. Ceci est OBLIGATOIRE.

Informations sur l’organisation

Poste : Assistant de voyage
Responsable : Agent de voyage
Direction/Département/Organe : CDC Afrique
Division : Division de la chaîne d’approvisionnement
Nombre de subordonnés directs : 0
Nombre de subordonnés indirects : 0
Niveau du poste : GSA5
Nombre de postes : 2
Type de contrat : Durée déterminée
Lieu : Addis-Abeba, Éthiopie

Objectif du poste

L’assistant(e) aux voyages contribuera à la gestion des voyages des unités opérationnelles d’Africa CDC. Il/Elle devra ainsi répondre efficacement aux besoins de déplacement du personnel en mission officielle, des déplacements liés aux avantages sociaux et des visiteurs officiels voyageant pour le compte d’Africa CDC.

Fonctions principales

• Aider à la réservation de vols, d’hôtels, de voitures de location et d’autres moyens de transport selon les besoins des employés ou des clients.
• Compiler et organiser les itinéraires de voyage, y compris les horaires de vol, les réservations d’hôtel, les détails des réunions et toute autre information pertinente.
• Aider les voyageurs à déclarer leurs dépenses, notamment en collectant les reçus, en remplissant les formulaires de dépenses et en soumettant les demandes de remboursement.
• S’assurer que les voyageurs disposent de tous les documents nécessaires à leur voyage, tels que les passeports, les visas et les informations sur l’assurance voyage.
• Servir de point de contact pour les voyageurs, aider avec les demandes de renseignements, les changements ou les urgences liés aux voyages et communiquer les politiques et procédures de voyage.
• S’assurer que les modalités et les dépenses de voyage sont conformes aux politiques et directives de l’entreprise en matière de voyages.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs de voyages tels que les compagnies aériennes, les hôtels et les agences de location de voitures pour organiser les réservations et résoudre les problèmes qui peuvent survenir.
• Aider à la coordination des horaires de voyage et des rendez-vous, y compris la planification de réunions, de conférences téléphoniques et d’autres événements.

Responsabilités spécifiques

• Aider à coordonner et à réserver les transports (vols, trains, voitures de location, etc.) et l’hébergement pour les voyages d’affaires.
• Aider les voyageurs avec leurs demandes de renseignements, leurs procédures et leurs documents liés aux voyages.
• Tenez des registres organisés des itinéraires de voyage, des réservations et des dépenses.
• Aider au traitement des demandes de remboursement et des frais de déplacement.
• Assurer la liaison avec les agences de voyages, les compagnies aériennes, les hôtels et autres prestataires de services pour recueillir des informations, effectuer des réservations et résoudre les problèmes.
• Préparer et distribuer les itinéraires de voyage, les billets et les informations pertinentes aux voyageurs.
• Aider à la recherche d’options de voyage, y compris des itinéraires et des hébergements rentables.
• Aider à assurer le respect des politiques, des réglementations et des directives budgétaires en matière de voyages.
• Fournir un soutien administratif au responsable des voyages ou au gestionnaire, selon les besoins.
• Effectuer d’autres tâches liées à la coordination et à l’administration des voyages, selon les besoins.

Exigences académiques et expérience pertinente

Diplôme en gestion de voyages, administration des affaires, gestion hôtelière, tourisme ou études connexes, avec un minimum de trois (3) années d’expérience professionnelle en gestion de voyages au sein d’une organisation. 
Ou
baccalauréat en gestion de voyages, administration des affaires, gestion hôtelière, tourisme ou études connexes, avec un minimum de deux (2) années d’expérience professionnelle en gestion de voyages au sein d’une organisation.

• Des certifications telles que Certified Travel Associate (CTA) ou Certified Travel Counselor (CTC) constituent un avantage supplémentaire.
• Expérience dans la coordination des préparatifs de voyage pour des particuliers ou des groupes, y compris la réservation de vols, d’hébergement et de transport, et l’aide aux demandes de visa et autres documents liés au voyage.
• Expérience de la gestion de programmes de voyages d’entreprise, y compris la négociation de contrats avec des fournisseurs de voyages, l’élaboration et la mise en œuvre de politiques de voyage et la supervision de la gestion des dépenses de voyage.
• Expérience de l’administration de programmes de voyage au sein d’une organisation, y compris la gestion des systèmes de réservation de voyages, le traitement des frais de voyage et l’assistance aux employés ayant des questions liées aux voyages.

Compétences requises

• D’excellentes compétences en communication verbale et écrite dans l’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, portugais, kiswahili et espagnol) et une connaissance pratique d’autres langues de l’UA seront un avantage supplémentaire.
• Capacité à effectuer diverses tâches administratives telles que la planification de rendez-vous, la gestion de calendriers, le classement de documents et la tenue de dossiers liés aux préparatifs de voyage.
• Solides compétences organisationnelles pour coordonner les itinéraires de voyage, gérer plusieurs tâches simultanément et garantir que les plans de voyage sont exécutés sans heurts.
• Excellentes compétences en service à la clientèle pour aider les voyageurs à répondre à leurs besoins, répondre rapidement aux demandes de renseignements ou aux préoccupations et garantir une expérience de voyage positive.
• Maîtrise de l’utilisation des logiciels et applications informatiques couramment utilisés dans la gestion des voyages, tels que les systèmes de réservation, les outils de gestion des dépenses et la suite Microsoft Office.
• Compréhension de base des réglementations, politiques et procédures de voyage, y compris les exigences en matière de visa, d’assurance voyage et de directives en matière de santé et de sécurité

Compétences en leadership

Compétences de base

Compétences fonctionnelles

Pied de page

DURÉE DU MANDAT :

Le poste sera pourvu sous forme de contrat à durée déterminée d’un (1) an, dont les trois (3) premiers mois constitueront une période probatoire. Par la suite, le contrat pourra être renouvelé pour une durée équivalente, sous réserve de la disponibilité des fonds, de la satisfaction des performances et des livrables convenus.

INTÉGRATION DE LA DIFFÉRENCE EN MATIÈRE DE GENRE :

Africa CDC est un employeur garantissant l’égalité des chances et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

LANGUES :
La maîtrise de l’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, kiswahili, portugais et espagnol) est obligatoire et la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un avantage supplémentaire.

RÉMUNÉRATION:

Le salaire attaché au poste est un montant forfaitaire annuel de 55 174,63 $ US (GSA5 Step 5) incluant toutes les indemnités pour le personnel recruté au niveau international, et de 22 656,97 $ US incluant toutes les indemnités pour le personnel recruté localement de l’Union africaine.

Les candidatures doivent être soumises au plus tard le 21 mai 2025 à 23 h 59 (heure de l’Est).
Seuls les candidats répondant à toutes les exigences du poste et retenus pour une entrevue seront contactés.

-Seuls les candidats ayant soumis une candidature en ligne dûment complétée avec un curriculum vitae (CV), un passeport africain et les qualifications académiques requises, telles que les diplômes, les licences, les masters et tout certificat pertinent en rapport avec le domaine d’expertise, seront pris en considération.
-Africa CDC est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont fortement encouragées.
-Les candidats des pays moins représentés au sein de l’Union africaine sont fortement encouragés à postuler pour des postes correspondant à leur profil. Ces pays comprennent l’Algérie, l’Angola, le Cap-Vert, la République centrafricaine, les Comores, l’Égypte, la Guinée équatoriale, l’Érythrée, l’Eswatini, la Guinée, la Guinée-Bissau, le Libéria, la Libye, Madagascar, le Mali, le Maroc, la Namibie, le Niger, la RD sahraouie, Sao Tomé-et-Principe, les Seychelles, la Somalie et la Tunisie.